У 1990-ті роки деякі комп’ютерні ігри мали таємну кнопку, яка дозволяла працівникам відкривати Excel, якщо їм потрібно було справляти враження, що вони працюють.
Тепер же керівники можуть не дуже схвально ставитися до працівників, які затримуються з роботою над електронними таблицями. Excel, продукт компанії Microsoft, святкує своє 40-річчя. Серед деяких технічних лідерів його вважають, в кращому разі, перешкодою для безперешкодних цифрових робочих процесів, а в гіршому – аварійною ситуацією, що чекає на свій час.
Excel дійсно має повсюдне поширення в бізнес-середовищі. Згідно з дослідженням Acuity Training, дві третини офісних працівників користуються Excel щонайменше раз на годину.
Стійкість Excel частково пояснюється його вбудованістю у технологічну освіту поряд з Word і PowerPoint, говорить Том Вілкі, технічний директор компанії Grafana.
“Excel – це просто дійсно хороший інструмент. Якщо ви хочете подивитися на маленький набір даних, спробувати ідею або зробити швидку графіку для презентації, нічого кращого для швидкого та легкого аналізу немає”, – зазначає він.
Проблема в тому, що люди і бізнеси не відрізняють обробку даних від їх аналізу та візуалізації, каже професор Марк Уайтхорн, емерит-професор аналітики в університеті Данді.
“Є всі ці маленькі відділи, куди дані приходять, потрапляють у електронну таблицю, обробляються через макроси, і виводиться результат”, – каже Уайтхорн.
Макрос можна вважати короткою директивою. Він автоматизує ряд дій у межах таблиці, щоб ці інструкції можна було виконати одним кліком – наприклад, форматування даних у певному стилі або виконання обчислень.
Електронні таблиці часто погано документуються і підтримуються, продовжує Уайтхорн, “а людина, яка написала макроси, пішла, і працівники відділу не знають, як їх запускати”.
Більш практично, це означає, що дані всередині організації не контролюються централізовано. Це ускладнює безпеку і переміщення даних по організації, або витягнення їх для більш широкого аналізу та живлення штучного інтелекту.
Це може призвести до того, що критично важливі операції покладаються на ненадійні електронні таблиці.
Минулого року стало відомо, що Health New Zealand використовувала електронну таблицю Excel як “основний файл даних” для управління та аналізу своєї фінансової діяльності.
Це ускладнювало збір і консолідацію даних, призводило до розбіжностей та помилок, і ускладнювало отримання актуальної інформації.
У Великобританії процес набору анестезіологів у 2023 році опинився в хаосі через плутанину з електронними таблицями, в той час як скандал з афганськими даними виник внаслідок обміну електронною таблицею Excel.
Але відмовити команди та окремих людей від Excel – це виклик.
“Важко, щоб зовнішній вендор або постачальник інструментів просто надав щось для організації, яке б могло використовуватися по всіх цих різних командах”, – пояснює Муті Валі, директор з цифрової трансформації та планування канадської телекомунікаційної компанії Telus.
Валі здійснив перехід сотень працівників з Excel на власну планову систему.
Метою є полегшення інтеграції даних та управління, збільшення автоматизації та інтеграція ШІ.
Але працівники хотіли зберегти свої існуючі налаштування Excel і просто завантажити інформацію з нової системи, пояснює Валі. “Я сказав рішуче ні. Ваші електронні таблиці не повинні співіснувати з вашими [новими] програмами”.
На захист своєї програми, представник Microsoft каже: “Протягом чотирьох десятиліть Excel розвивався з простого електронного таблиці до універсальної платформи, якою користуються всі”.
“Він сьогодні використовується частіше, ніж коли-небудь раніше, з місячним використанням, що стабільно зростає протягом останніх шести років, і залишається стандартним інструментом для аналізу даних, моделювання та звітування в різних галузях”.
Не лише великим організаціям варто переосмислити свою залежність від Excel. Кейт Корден керує бізнесом велофітінгу Hackney Bike Fit, яка означає управління двома потоками даних – особистою інформацією про клієнта, такою як зростання, вага, гнучкість, – та інформацією про велосипеди.
Вона експертно володіє Excel, з часів своєї роботи в корпоративному світі, але говорить: “З легкою рукою можна втратити дані. Легко змінити дані”.
Кордон перейшла на LinkSpace, спочатку розроблений як інструмент управління справами, який можна адаптувати для складних робочих процесів. “Це просто має бути повною системою управління даними, де у вас все, замість того, щоб мати кілька електронних таблиць, що дійсно допоможе мені, коли я буду зростати”.
І потенційні переваги від відмови від Excel можуть виходити за межі простішого управління даними.
Юліан Таннер, PR-менеджер у Лондоні, також є скарбником місцевої благодійної організації. Він перейшов на облікові записи благодійності з Excel на онлайн-пакет бухгалтерії, який витягує інформацію з рахунків.
Вбудована штучна інтелектуальна функція дозволяє створювати кастомізовані звіти одним натисканням кнопки.
Це також дало змогу відмовитися від послуг бухгалтера, зекономивши більше 6000 фунтів на рік. “Це були великі витрати для благодійної організації,” говорить Таннер, “які завжди намагаються уникнути”.
Для більших підприємств переваги включають більш плавні робочі процеси і агреговані, уніфіковані дані, які можна використовувати в системах ШІ або машинного навчання.
Окрім кращої інтеграції даних і швидших циклів планування, Валі очікує заощадження у розмірі 42 мільйонів канадських доларів (30 мільйонів доларів; 23 мільйони фунтів) на рік за рахунок виключення невідповідного капіталу. Інші команди Telus тепер розглядають можливість йти за їхнім прикладом.
Але це передбачає готовність користувачів відмовитися від певного контролю – або, принаймні, ілюзії контролю.
“Люди скажуть ‘ну я беру свої дані і роблю це’,” пояснює Уайтхорн. Але, “це не ваші дані, це дані компанії”.
Повністю відмовитися від Excel може бути нереалістично. Тому, за словами Уайтхорна, кнопка «таємної» функції може бути перепроектована в майбутньому для приховування використання електронних таблиць.
